vendredi 13 janvier 2012

{S'organiser} Faire son ménage numérique et optimiser son utilisation d'internet

Alors, ça y est, vous avez entrepris de ranger/nettoyer/réorganiser votre bureau ou votre atelier?

Une fois votre ménage "physique" achevé, je vous propose de passer au ménage "numérique"!


Nos ordinateurs et nos terminaux mobiles sont devenus nos principaux outils de travail, même lorsque l'on est artiste, artisan ou créateur. Si, chez vous aussi, les dossiers s'accumulent, les photos s'empilent et les raccourcis se multiplient sur le bureau, au point qu'il vous faut parfois plusieurs dizaines de minutes pour retrouver un fichier, alors il est temps de vous attaquer à votre machine... et surtout à votre manière de l'utiliser.

Dans un premier temps, comme dans l'atelier, il s'agit de faire le vide, tout simplement en supprimant les fichiers inutiles: par exemple les vieux livres blancs téléchargés mais jamais lus, les séries de photos produits ratées, les fichiers en double etc. En ce qui me concerne, comme je suis du genre "on ne sait jamais, je pourrais en avoir besoin..." (c'est sûr, le scan du contrat de la nounou signé en 2004, ou les fiches techniques de créations que je ne vends plus, vont sûrement me resservir!), j'ai créé un dossier "Archives" où j'ai rassemblé tous les documents que je rechignais à mettre directement dans la corbeille, puis je l'ai sauvegardé sur un disque dur externe. On ne sait jamais!

C'est aussi le bon moment pour renommer les documents (pour pouvoir facilement les retrouver) et les classer dans les bons dossiers. Nathalie, notre artiste-peintre reine de l'organisation, fonctionne avec "des dossiers par thème et par année : les réalisations, avec des sous-dossiers par création, les expositions, les travaux des élèves et les cours". Technique identique pour Virginie, créatrice de bijoux: "plusieurs dossiers par thème : photos, inventaire, communication, commandes, tarifs, compta,... Il ne reste plus qu'à les remplir avec les fichiers du dossier "à trier"!"

Et bien évidemment, on en profite pour compléter les bilans et tableaux de bord de l'année 2011, afin de pouvoir en tirer des enseignements intéressants. Comme Bénédicte, la créatrice de l'Atelier carré: "Je classe tous les facturiers, les fichiers clients, les comptes, les résultats, les états des livraisons, etc., que je clos pour l'année en cours et que j'imprime. C'est le moment de sortir de jolis diagrammes cumulés, où l'on voit le chemin parcouru et les courbes qui grimpent!".

Pour ma part (ce qui vous montre, d'ailleurs, comme je pars de loin niveau organisation!), j'ai décidé cette année de tenir mon stock à jour, au lieu de me contenter de faire l'inventaire en fin d'année ou la veille des salons, via le logiciel gratuit, bien fait et très facile d'utilisation, baptisé Petit stock.

Si vous souhaitez aller encore plus loin dans ce ménage numérique, je vous conseille également ces deux articles: 7 astuces pour désencombrer vos données numériques et Nettoyer ses comptes réseaux sociaux

Mais pour éviter d'encombrer inutilement votre disque dur, pensez à l'avenir à utiliser au maximum les outils disponibles en ligne (en plus, vous pourrez y avoir accès même quand vous êtes en déplacement ou chez des amis, c'est l'idéal).

Par exemple:
- la capacité de stockage de votre webmail : plutôt qu'enregistrer les mails sur votre ordinateur -sauf les plus indispensables bien sûr-, classez-les dans des dossiers directement dans votre boîte mail. En ce qui me concerne, j'essaie d'avoir pour réflexe de ne jamais refermer un mail sans l'avoir supprimé ou classé dans le dossier correspondant, sauf si je réserve ma réponse pour plus tard.
- les services de sauvegarde en ligne, tel Dropbox (que je n'utilise pas encore, mais ça ne saurait tarder) ou d'hébergement de fichiers en ligne, comme Archive-host.
- les agrégateurs de flux, Google reader par exemple, qui permettent de gagner du temps pour suivre ses flux favoris. Si vous êtes sur un terminal Apple (ce qui n'est pas mon cas), l'application Flipboard a l'air très sympa. Je l'ai découverte grâce à cet article.
- les outils de curation de contenus. Ils me servent aussi bien à bookmarker mes articles favoris (Scoop.it), à me créer un mood-board de photos inspirantes (Pinterest), à conserver les "freebies" (jolis fonds d'écran, papeterie à imprimer...)  intéressants sans avoir à les télécharger (Pinterest encore),... Ils sont agréables à consulter, permettent à nos abonnés de suivre notre sélection, mais encore de faire des veilles ou des recherches sur des thèmes précis : bref, deux outils incontournables selon moi!. Pour ceux et celles qui ont un peu de mal avec l'anglais, voici un tutoriel sur l'utilisation de Pinterest. Si vous êtes Apple addict, pensez au logiciel Evernote , qui semble également très efficace.
- des outils pour gagner du temps sur les réseaux sociaux, tel Tweetadder, Hootsuite ou encore Ifttt (les liens mènent vers des tutoriels pour les utiliser).

Et pour encore plus d'outils utiles pour gagner du temps sur internet, je vous conseille la boîte à outils du travailleur web 2012, ainsi que la série sur la veille informationnelle publiée par un geek à Paris et cet article sur les outils de bookmarking

Si vous-même vous utilisez efficacement (ou non!) ces outils, ou encore d'autres qui ne sont pas cités, venez témoignez: nous attendons vos avis et commentaires avec impatience!

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